Eine gute Bewerbung kann an der Datei scheitern: zu gross fürs Postfach, in sieben Teilen, oder mit einem Namen, unter dem sie niemand wiederfindet.
Bewerbung als PDF: die kurze Antwort
Beim Versand per E-Mail gehört die ganze Bewerbung in eine einzige PDF-Datei: Schreiben, Lebenslauf, die relevanten Arbeitszeugnisse, verlangte Diplome. Der Dateiname trägt Ihren Namen und die Stelle, die Datei bleibt möglichst unter 5 MB und ist weder passwortgeschützt noch gegen Bearbeitung gesperrt. Beim Upload in ein Bewerbungsportal gilt das Gegenteil: Dort wird jedes Dokument einzeln hochgeladen.
- Per Mail: eine PDF. Im Portal: Einzeldateien.
- Dateiname: Nachname_Vorname_Bewerbung_Stelle.pdf
- Richtwert unter 5 MB, Scans mit 150 dpi in Graustufen.
- Kein Passwort, keine Bearbeitungssperre.
- Word nur, wenn es ausdrücklich verlangt wird.
Eine Datei oder mehrere? Es hängt vom Weg ab
Diese Frage hat zwei richtige Antworten, und beide gelten gleichzeitig – je nachdem, wie die Bewerbung eingereicht wird. Per Mail entlastet eine einzige Datei die empfangende Person: Sie öffnet ein Dokument, blättert durch und hat alles. Sieben Anhänge bedeuten sieben Klicks und die stille Frage, in welcher Abfolge das gedacht war.
Im Bewerbungsportal ist es umgekehrt. Dort gibt es Felder für Lebenslauf, Schreiben und Zeugnisse, und das System liest die Dokumente getrennt aus. Wer dort eine Sammel-PDF in das Feld «Lebenslauf» lädt, landet mit dem Motivationsschreiben in der Lebenslauf-Auswertung. Halten Sie deshalb beide Varianten bereit – die zusammengeführte Datei und die Einzeldokumente.
In welcher Abfolge die Dokumente innerhalb der Sammeldatei liegen, ist ebenfalls geregelt und auf der Seite zur Abfolge der Bewerbungsunterlagen im Detail beschrieben. Kurz: erst das Schreiben, dann der Lebenslauf, dann die Beilagen.
Dokumente zu einer Datei zusammenführen
Dafür braucht es kein zusätzliches Programm. Aus Word oder einem anderen Textprogramm exportieren Sie über «Speichern unter» oder «Exportieren» direkt als PDF – das ist besser, als am Schluss zu drucken und wieder einzuscannen, weil der Text dabei durchsuchbar bleibt. Auf dem Mac lassen sich mehrere PDF in der Vorschau zusammenziehen, indem Sie die Seitenleiste einblenden und Seiten hineinziehen. Unter Windows übernimmt das eine PDF-Anwendung oder die Funktion «Als PDF drucken» aus einer zusammengestellten Datei.
Viele Werkzeuge zum Zusammenfügen laden Ihre Dateien auf einen fremden Server. Ihre Bewerbung enthält Wohnadresse, Geburtsdatum, Arbeitszeugnisse und manchmal gesundheitliche Angaben. Nutzen Sie wenn möglich die Bordmittel Ihres Geräts – und wenn es ein Dienst sein muss, dann einer, bei dem Sie nachlesen können, wo die Daten liegen und wann sie gelöscht werden.
Die Zeugnisse werden mit dem Handy fotografiert und als Bild in ein Word-Dokument geklebt. Das Ergebnis ist schief, dunkel und doppelt so gross wie nötig. Eine Scanner-App richtet die Seite automatisch aus und liefert direkt eine PDF.
Der Dateiname: Ihr Name gehört an den Anfang
Der Dateiname ist die letzte Zeile Ihrer Bewerbung, die niemand plant – und die erste, die im Ablagesystem des Betriebs sichtbar wird. Wenn dort zwanzig Dateien liegen, die alle «Bewerbung.pdf» heissen, muss jemand umbenennen. Wenn Ihre «Muster_Anna_Bewerbung_FaGe.pdf» heisst, muss niemand etwas tun.
Bewerbung_final_v3_neu (1).pdf
Muster_Anna_Bewerbung_Sachbearbeiterin.pdf
«CV.pdf» und «Anschreiben.pdf» als zwei Anhänge
Was daran störtBeide Namen sagen nichts über die Person. Werden sie gespeichert, liegen sie neben zwanzig anderen mit demselben Namen – und die Zuordnung geht verloren.
Dateigrösse: warum Scans die Datei sprengen
Schreiben und Lebenslauf wiegen als PDF zusammen selten mehr als 300 KB. Gross wird die Datei durch die Beilagen: Ein Arbeitszeugnis, mit 600 dpi in Farbe eingescannt, bringt leicht 4 MB auf die Waage. Zehn Seiten davon sind 40 MB, und die Mail kommt nicht an.
| Einstellung | Grösse pro Seite | Lesbarkeit |
|---|---|---|
| 600 dpi, Farbe | 3 bis 5 MB | Deutlich mehr als nötig |
| 300 dpi, Farbe | 1 bis 2 MB | Gut, aber unnötig gross |
| 150 dpi, Graustufen | rund 150 bis 300 KB | Am Bildschirm einwandfrei lesbar |
| Direkt als PDF exportiert | 50 bis 150 KB | Beste Qualität, Text bleibt durchsuchbar |
Die Faustregel lautet deshalb: Was Sie selbst geschrieben haben, wird exportiert, nie gescannt. Nur was auf Papier vorliegt – Zeugnisse, Diplome – wird eingescannt, und zwar mit 150 dpi in Graustufen. Damit liegt eine vollständige Bewerbung mit acht Seiten typischerweise bei 1 bis 2 MB.
Ein Kunde aus dem Kanton Zürich verschickte ein Dossier mit 14,6 MB, weil fünf Zeugnisse in Farbe mit 600 dpi eingescannt waren. Zwei Mails kamen als unzustellbar zurück, bei einer dritten meldete sich niemand. Nach dem Neuaufbau: dieselben Dokumente, 1,8 MB, alle drei Bewerbungen zugestellt.
Wie viele Seiten darf die Datei haben?
Eine Zahl gibt es nicht, eine Erwartung schon. Ein vollständiges Schweizer Dossier liegt meist zwischen sechs und zehn Seiten: eine Seite Schreiben, ein bis zwei Seiten Lebenslauf, zwei bis drei Arbeitszeugnisse mit je ein bis zwei Seiten, dazu die Diplome, die im Inserat verlangt sind. Alles darüber muss sich rechtfertigen.
Ein Dossier mit 27 Seiten, darunter alle Schulzeugnisse ab der Oberstufe.
Was daraus gelesen wirdDass die bewerbende Person nicht entscheiden wollte, was wichtig ist. Wer 27 Seiten schickt, verlangt von einer fremden Person genau die Auswahl, die er selbst hätte treffen sollen.
«Weitere Unterlagen reiche ich auf Wunsch gerne nach.»
Ein Satz, der wirklich hilftEr erlaubt Ihnen, das Dossier schlank zu halten, ohne etwas zu verstecken. Wer alte Zeugnisse oder zusätzliche Nachweise hat, nennt sie so – und schickt sie erst, wenn jemand fragt.
Praktisch heisst das: Zwei bis drei Arbeitszeugnisse genügen, das aktuellste zuerst. Schulzeugnisse gehören nur dazu, solange die Lehre wenige Jahre zurückliegt. Kursbestätigungen ohne Bezug zur Zielstelle bleiben weg. Was in Ihrem Fall dazugehört, ist auf der Seite zu den vollständigen Bewerbungsunterlagen aufgeschlüsselt.
Passwort, Bearbeitungssperre und was in den Metadaten steht
Es liegt nahe, eine Datei mit persönlichen Angaben zu schützen. Bei einer Bewerbung ist das kontraproduktiv: Ein Passwort müssten Sie mitschicken, womit der Schutz hinfällig wäre, und eine Bearbeitungssperre verhindert, dass Bewerbungsportale den Text auslesen. Beides führt dazu, dass Ihre Bewerbung nicht weiterverarbeitet werden kann, ohne dass Ihnen jemand Bescheid gibt.
Ein Blick lohnt sich hingegen auf die Metadaten. In den Dokumenteigenschaften steht oft noch der Titel einer alten Vorlage oder der Name einer anderen Person, wenn Sie eine Datei von jemandem übernommen haben. Das sehen nicht viele, aber es steht drin. Zwei Klicks in den Eigenschaften räumen das auf.
PDF, die sich nicht durchsuchen lassen, weil die ganze Bewerbung als Bild eingescannt wurde. Wer im Portal nach einer Qualifikation sucht, findet solche Dossiers nicht.
Die fertige Datei prüfen, bevor sie rausgeht
Zwischen «fertig» und «versandbereit» liegen fünf Minuten. Sie bestehen darin, die Datei einmal so zu öffnen, wie die Gegenseite sie öffnen wird – nicht im Programm, in dem sie entstanden ist.
Öffnen Sie die PDF im Browser oder im Standard-Betrachter Ihres Geräts und blättern Sie durch. Stimmt die Abfolge? Sind alle Seiten aufrecht, oder liegt ein Zeugnis quer? Ist der Text auf jeder Seite lesbar, auch bei 100 Prozent Zoom? Markieren Sie testweise einen Satz im Lebenslauf: Lässt er sich markieren, ist der Text echter Text und damit auslesbar. Geht das nicht, wurde alles als Bild gespeichert – und in einem Portal bleibt Ihr Profil dann leer.
| Prüfen | Woran Sie es merken | Wenn es nicht stimmt |
|---|---|---|
| Abfolge der Dokumente | Schreiben zuerst, dann Lebenslauf | Seiten in der Vorschau verschieben |
| Seitenausrichtung | Kein Zeugnis liegt quer oder kopfsteht | Seite drehen und neu speichern |
| Text markierbar | Ein Satz lässt sich mit der Maus auswählen | Aus dem Textprogramm neu exportieren |
| Dateigrösse | Unter 5 MB in den Dateieigenschaften | Scans mit 150 dpi wiederholen |
| Darstellung auf dem Handy | Erste Seite ohne Zoom lesbar | Schriftgrösse im Original anpassen |
Ein Kunde hatte die Zeugnisse korrekt eingescannt, aber zwei Seiten standen auf dem Kopf, weil der Einzug des Scanners sie gedreht hatte. Im Textprogramm war das nicht sichtbar, in der PDF sofort – er hätte es beim Durchblättern in einer halben Minute gesehen.
Wann eine Word-Datei verlangt wird
PDF ist der Standard, weil die Darstellung auf jedem Gerät gleich bleibt. Es gibt zwei Ausnahmen. Erstens Personalvermittlungen und Temporärbüros: Sie übertragen Ihre Angaben oft in ein eigenes Layout und bitten deshalb um eine bearbeitbare Datei. Zweitens einzelne Portale, die Word ausdrücklich verlangen.
In beiden Fällen gilt: Schicken Sie die Word-Datei nur an diese Stelle, nicht an den Betrieb selbst. Und behalten Sie in jedem Fall eine bearbeitbare Fassung für sich – sie ist der Grund, warum die nächste Bewerbung nur noch zwanzig Minuten kostet statt eines Abends. Wer Unterlagen erstellen lässt, sollte darauf achten, dass beide Formate im Lieferumfang enthalten sind; wie sich das auf die Kosten auswirkt, steht auf der Seite zu den Kosten einer Bewerbung.
Upload im Bewerbungsportal
Portale sind eigen. Sie akzeptieren bestimmte Formate, begrenzen die Dateigrösse pro Feld und benennen die Felder unterschiedlich. Drei Regeln helfen überall.
| Punkt | Empfehlung |
|---|---|
| Zuordnung | Jedes Dokument in das dafür vorgesehene Feld, keine Sammeldatei |
| Format | PDF, sofern das Portal nichts anderes vorgibt |
| Lesbarkeit | Text als Text, nicht als Bild – sonst bleibt das Profil leer |
| Freitextfeld | Zwei Argumente aus dem Schreiben, gekürzt statt kopiert |
| Kontrolle | Nach dem Upload die Vorschau öffnen und prüfen, was angekommen ist |
Wie ein Lebenslauf aufgebaut sein muss, damit ihn ein Portal sauber ausliest, steht auf der Seite zum Lebenslauf für Bewerbungsportale. Und wenn das Inserat statt eines Portals eine Mailadresse nennt, gelten die Regeln der Seite Bewerbung per E-Mail.
Die häufigsten Fehler rund um die Datei
| Fehler | Wirkung | Korrektur |
|---|---|---|
| Sieben Einzelanhänge per Mail | Sortierarbeit beim Empfänger | Eine PDF in der richtigen Abfolge |
| Sammel-PDF im Portal | Falsches Feld, unvollständiges Profil | Einzeldateien hochladen |
| 14 MB durch Farbscans | Mail wird abgewiesen | 150 dpi, Graustufen |
| Alles als Bild gescannt | Nicht durchsuchbar, nicht auslesbar | Aus dem Textprogramm exportieren |
| Passwort gesetzt | Datei kann nicht geöffnet werden | Schutz entfernen |
| Dateiname ohne Namen | Nicht wiederauffindbar | Nachname zuerst |
Eine Kundin hatte ihr Dossier korrekt zusammengestellt, aber beim Export die Option «Kommentare einbeziehen» aktiviert. In der PDF standen die Notizen, die sie sich beim Schreiben gemacht hatte – sichtbar für alle, die die Datei öffneten.
Was nicht in die Datei gehört
Weil alles in einem Dokument liegt, rutschen leicht Unterlagen hinein, die niemand verlangt hat: Kopien des Ausweises, der Aufenthaltsbewilligung, der Krankenkassenkarte, Kontoauszüge. Eine Orientierung gibt das Obligationenrecht: Nach Art. 328b OR dürfen im Anstellungsverfahren nur Daten bearbeitet werden, die die Eignung für die Stelle betreffen oder für den Arbeitsvertrag nötig sind. Solche Dokumente werden frühestens bei der Anstellung gebraucht – und dann gezielt angefordert.
Fehlt umgekehrt ein Arbeitszeugnis, gibt es keinen Grund, es durch Erklärungen zu ersetzen: Art. 330a OR gibt Ihnen jederzeit Anspruch darauf, auch als Zwischenzeugnis während einer laufenden Anstellung. Welche Zeugnisse dann tatsächlich in die Datei gehören, ist eine Auswahlfrage – die Seite zu den Zeugnissen in der Bewerbung geht darauf ein.
Rechtliche Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Massgebend ist Ihr konkreter Fall.
Versandfertige Unterlagen erstellen lassen
Sie bekommen beide Varianten: die zusammengeführte Datei für den Mailversand und die Einzeldokumente für Portale.
Warum premiumbewerbung.ch
- Spezialisiert auf Bewerbungen für den Schweizer Arbeitsmarkt.
- Jedes Dossier wird von Hand aufgebaut, keine Vorlage mit ausgetauschten Namen.
- Schreiben und Lebenslauf aus einer Hand.
- Lieferung als PDF und Word, Deckblatt auf Wunsch ohne Aufpreis.
- Feste Preise, einmalige Zahlung, kein Abo.
Wofür diese Seite gedacht ist – und wofür nicht
Diese Seite erklärt, wie Bewerbungsunterlagen als Datei aufbereitet werden: eine PDF oder Einzeldateien, Dateiname, Grösse, Scans und Upload. Die genannten Werte sind Richtwerte aus der Praxis; einzelne Postfächer und Portale setzen eigene Grenzen.
Nicht angeboten werden Rechtsberatung, technischer Support für Geräte und Programme sowie der Versand von Bewerbungen. Angaben zu Daten und Zeugnissen stützen sich auf das Obligationenrecht; massgebend bleibt Ihr konkreter Fall. Angaben mit Stand September 2026.
Häufige Fragen zur Bewerbung als PDF
Alles in eine PDF oder mehrere Dateien?
Beim Versand per E-Mail gehört alles in eine einzige PDF-Datei, wenn das Inserat nichts anderes verlangt. Bei einem Bewerbungsportal ist es umgekehrt: Dort wird jedes Dokument einzeln hochgeladen, weil das System die Felder getrennt ausliest.
Wie soll die PDF-Datei heissen?
Bewährt hat sich Nachname_Vorname_Bewerbung_Stelle.pdf, zum Beispiel Muster_Anna_Bewerbung_FaGe.pdf. Ohne Umlaute, ohne Leerzeichen, ohne Versionsnummern. Unter diesem Namen wird Ihre Bewerbung im Betrieb abgelegt und wiedergefunden.
Wie gross darf eine Bewerbungs-PDF sein?
Als Faustregel gelten 5 MB, viele Postfächer nehmen bis 10 MB. Gescannte Zeugnisse sind fast immer der Grund für zu grosse Dateien; 150 dpi in Graustufen ergeben ein gut lesbares Dokument bei einem Bruchteil der Grösse.
Soll ich die PDF mit einem Passwort schützen?
Nein. Ein Passwort oder eine Bearbeitungssperre verhindert, dass die Datei geöffnet oder ausgelesen werden kann. Bewerbungsportale scheitern daran, und in der Personalabteilung entsteht zusätzliche Arbeit, die niemand macht.
Wann schicke ich eine Word-Datei statt einer PDF?
Nur wenn es ausdrücklich verlangt wird, etwa von Personalvermittlungen, die Ihre Angaben ins eigene Layout übertragen. Sonst gilt PDF, weil die Darstellung dann auf jedem Gerät gleich bleibt.
Wie füge ich mehrere Dokumente zu einer PDF zusammen?
Mit den Bordmitteln Ihres Geräts: Auf dem Mac lassen sich Seiten in der Vorschau zusammenziehen, unter Windows exportieren Sie aus Word als PDF und fügen Scans über eine PDF-Anwendung an. Achten Sie darauf, keine Onlinedienste zu verwenden, die Ihre Dokumente hochladen.