Referenzen angeben – die Kurzantwort
Referenzpersonen sind Menschen, die Ihre Arbeit aus eigener Anschauung beurteilen können und dazu telefonisch Auskunft geben. Nennen Sie zwei bis drei – idealerweise direkte Vorgesetzte aus den letzten Jahren. Jede Person wird vorher gefragt, ohne Ausnahme. Verlangt das Inserat Referenzen, legen Sie ein eigenes Referenzblatt bei mit Name, Funktion, Firma, Verhältnis, Zeitraum und Kontaktdaten. Verlangt es keine, genügt der Satz «Referenzen gebe ich Ihnen gerne auf Anfrage bekannt» – so schützen Sie Ihre Kontakte vor Anrufen aus Verfahren, die ohnehin nicht weiterlaufen.
Referenzen sind die letzte Hürde vor der Zusage – und die einzige Station im Verfahren, die Sie nicht selbst bestreiten. Genau deshalb werden sie unterschätzt: Viele wählen die Namen nach Sympathie statt nach Aussagekraft, vergessen die Absprache und erfahren erst hinterher, dass jemand am Telefon ins Stocken geraten ist. Diese Seite zeigt, wen Sie nennen, wie Sie Ihre Referenz vorbereiten und was am anderen Ende der Leitung tatsächlich gefragt wird. Wer das Dossier samt Referenzblatt aus einer Hand möchte, findet das im Bewerbungsservice.
Inhaltsverzeichnis
- Was Referenzen leisten – und was nicht
- Wer sich eignet, wer nicht
- Anzahl und Rangfolge
- Das Referenzblatt: Aufbau und Angaben
- Beilegen oder «auf Anfrage»?
- Einwilligung einholen
- Referenzperson vorbereiten
- Was am Telefon gefragt wird
- Drei Fälle aus der Praxis
- Aktueller Arbeitgeber, Konflikt, Berufseinstieg
- Die häufigsten Fehler
- Checkliste vor dem Versand
- Transparenz: Leistung und Grenzen
- Häufige Fragen
Was Referenzen leisten – und was nicht
Eine Referenzperson ist jemand, der Ihre Arbeitsweise aus eigener beruflicher Zusammenarbeit kennt und darüber mündlich Auskunft gibt – meist telefonisch, meist zehn bis fünfzehn Minuten, meist am Ende des Verfahrens. Die Referenzauskunft ist damit das Gegenstück zum Arbeitszeugnis: schriftlich versus mündlich, formell versus ungeschminkt, Vergangenheit versus Einschätzung.
Warum wird überhaupt angerufen, wenn doch ein Zeugnis vorliegt? Weil ein Zeugnis wohlwollend formuliert sein muss und deshalb selten alles sagt. Am Telefon fallen Zwischentöne, ein Zögern, ein «grundsätzlich schon» – und genau danach wird gehorcht. Die Referenz beantwortet nicht die Frage «War die Person gut?», sondern «Passt die Person zu dieser Stelle?». Das ist eine andere Frage, und sie lässt sich nur von jemandem beantworten, der Sie arbeiten gesehen hat.
Was Referenzen nicht leisten: Sie retten kein schwaches Dossier. Wer nicht eingeladen wird, kommt nie in die Lage, dass jemand anruft. Und sie ersetzen keine Belege – Zeugnisse, Diplome und Zertifikate gehören weiterhin in die Beilagen, wie unter vollständige Bewerbungsunterlagen und in der Reihenfolge der Unterlagen beschrieben. Referenzen sind der letzte Schliff, nicht das Fundament.
Wer sich eignet, wer nicht
Die Auswahl folgt einer einzigen Frage: Kann diese Person beurteilen, was ich künftig tun soll? Nicht: Wer mag mich am meisten? Eine wohlwollende Kollegin, die Ihre Fachaufgabe nie gesehen hat, nützt weniger als ein sachlicher Vorgesetzter, der sie täglich beurteilt hat.
Zwei Vorgesetzte aus verschiedenen Stationen plus eine fachnahe Person ergeben ein rundes Bild: Entwicklung über die Zeit, Verhalten in zwei Umgebungen, konkrete Fachkompetenz. Drei Referenzen aus derselben Abteilung sagen dagegen dreimal dasselbe. Für spezifische Rollen – etwa in der Pflege oder im Detailhandel – zählt zusätzlich, dass die Person den Betriebsalltag kennt, nicht nur Ihre Person.
Anzahl und Rangfolge
Zwei bis drei ist die Antwort, und dahinter steht eine einfache Logik. Eine einzige Referenz wirft die Frage auf, warum es keine zweite gibt. Vier oder fünf wirken wie Belege auf Vorrat – und werden ohnehin nicht alle angerufen; niemand telefoniert fünf Personen ab, wenn drei ein klares Bild ergeben.
Die Reihenfolge auf dem Blatt ist kein Zufall: Zuerst die aussagekräftigste Person, nicht die zeitlich jüngste. Wenn Ihre letzte Vorgesetzte Sie nur vier Monate erlebt hat, die vorherige aber sechs Jahre, steht die vorherige oben. Wer die Reihenfolge chronologisch führt, verschenkt die Position, die tatsächlich gelesen wird – nämlich die erste.
Zwei bis drei Personen. Erste Position = stärkste Aussage. Verschiedene Stationen statt dreimal dieselbe Abteilung. Und niemand auf dem Blatt, der nicht gefragt wurde.
Das Referenzblatt: Aufbau und Angaben
Wird ein Referenzblatt verlangt, ist es ein eigenes Dokument – kein Absatz im Lebenslauf und keine Fussnote. Es trägt dieselbe Kopfzeile, dieselbe Schrift und dasselbe Layout wie Ihr übriges Dossier und steht in den Beilagen ganz hinten, nach den Zeugnissen.
| Angabe | Beispiel | Zweck |
|---|---|---|
| Vorname, Name | Beat Fischer | Ansprechperson eindeutig identifizieren |
| Funktion | Leiter Finanzen | Zeigt die Autorität der Aussage |
| Firma | Beispiel AG, Zürich | Ordnet die Station zu |
| Verhältnis zu Ihnen | Direkter Vorgesetzter | Die wichtigste Zeile – bestimmt das Gewicht |
| Zeitraum | 03/2019 – 08/2024 | Zeigt, wie lange die Person Sie erlebt hat |
| Telefon | Direktnummer, nicht Zentrale | Eine Zentrale kostet Zeit und Motivation |
| geschäftlich, nicht privat | Alternative für Terminabsprachen | |
| Erreichbarkeit | «am besten vormittags» | Optional, aber sehr geschätzt |
Direkter Vorgesetzter, 03/2019 – 08/2024
044 123 45 67 · b.fischer@beispiel.ch · am besten vormittags erreichbar
Die Zeile zum Verhältnis ist die, die am häufigsten fehlt – und die einzige, die wirklich entscheidet. Ohne sie ist «Beat Fischer, Beispiel AG, 044 123 45 67» nur eine Nummer. Mit ihr wird daraus eine Aussage über Ihre Position im Betrieb. Dasselbe Prinzip gilt im ganzen Dossier: Fakten ohne Einordnung sind Rohdaten. Wie das im Lebenslauf aussieht, zeigen die Seiten zum Lebenslauf und zur Lebenslaufvorlage.
Ein eigenes Blatt ist die saubere Lösung, sobald Referenzen verlangt werden – es lässt sich weglassen, austauschen und aktualisieren, ohne den Lebenslauf anzufassen. Im Lebenslauf selbst genügt bei Bedarf eine Zeile: «Referenzen auf Anfrage». Ganze Kontaktblöcke im Lebenslauf machen das Dokument unruhig und geben Daten heraus, bevor sie gebraucht werden. Wie das Dossier insgesamt zusammengesetzt wird, steht unter moderne Bewerbungsmappe.
Beilegen oder «auf Anfrage»?
Die Frage entscheidet sich am Inserat, nicht am Gefühl. Und sie hat eine praktische Seite, die viele übersehen: Jede Bewerbung mit Referenzblatt ist eine potenzielle Störung für Ihre Referenzperson. Wer zwanzig Dossiers mit Kontaktdaten verschickt, riskiert, dass sein wichtigster Fürsprecher beim fünften Anruf genervt ist.
Der zweite Satz leistet mehr, als er aussieht: Er erklärt, warum die naheliegendste Referenz fehlt, bevor jemand danach fragt – und er zeigt Loyalität gegenüber dem aktuellen Betrieb, was durchaus als Charaktermerkmal gelesen wird. Er gehört in denselben Schlussabsatz wie Pensum, Eintrittstermin und – falls verlangt – die Lohnvorstellung. Der Aufbau des Absatzes steht auf der Seite zum Begleitschreiben.
Einwilligung einholen
Ohne Zustimmung kein Name. Das hat zwei Gründe. Erstens den praktischen: Ein unangekündigter Anruf trifft Ihre Referenz zwischen zwei Terminen, sie muss improvisieren, und improvisierte Auskünfte sind selten gut. Zweitens den sachlichen: Sie geben personenbezogene Daten weiter – Name, Funktion, Direktnummer. Solche Angaben gehören nicht ohne Einverständnis der betroffenen Person in ein Dossier, das an fremde Firmen geht.
Die Anfrage selbst ist unkompliziert und dauert zwei Minuten. Wichtig ist nur, dass sie vor dem Versand passiert und nicht erst, wenn das Telefon schon klingelt. Fragen Sie zudem konkret nach der bevorzugten Nummer und der besten Erreichbarkeit – das schont die Nerven aller Beteiligten und macht auf dem Blatt einen professionellen Eindruck. Zum Umgang mit Ihren eigenen Daten in unserem Verfahren finden Sie Angaben in der Datenschutzerklärung.
Ich bewerbe mich derzeit als Sachbearbeiterin Finanzen bei mehreren Betrieben und würde Sie gerne als Referenz angeben. Dürfte ich Ihren Namen, Ihre Funktion und Ihre Direktnummer im Referenzblatt aufführen? Es geht um Auskünfte zu meiner Tätigkeit von 2019 bis 2024.
Falls es Ihnen passt, melde ich mich kurz, sobald ein konkretes Gespräch ansteht – dann wissen Sie, wer sich meldet.
Herzlichen Dank und freundliche Grüsse»
Wenn jemand ausweichend antwortet – «grundsätzlich gerne, aber ich bin schwer erreichbar» –, ist das oft ein höfliches Nein. Nehmen Sie es als solches. Eine halbherzige Referenz ist schlechter als gar keine, weil das Zögern am Telefon hörbar wird und schwerer wiegt als jede Einzelantwort. Suchen Sie in dem Fall eine andere Person, statt zu insistieren.
Referenzperson vorbereiten
Zwischen «darf ich Sie angeben» und dem tatsächlichen Anruf liegen oft Wochen. In dieser Zeit passiert das meiste, was schiefgehen kann: Die Referenz weiss nicht, um welche Stelle es geht, kennt Ihre aktuelle Situation nicht und erinnert sich vage an Projekte, die für die neue Aufgabe zentral wären.
Der Unterschied ist gross: Ohne Briefing sagt Ihre Referenz «Sie war zuverlässig und angenehm im Umgang». Mit Briefing sagt sie «Sie hat 2022 die Systemumstellung im Debitorenbereich geführt, mit drei Leuten und ohne Ausfall». Beide meinen dasselbe – aber nur der zweite Satz landet. Diese Konkretheit ist derselbe Hebel, der auch im Motivationsschreiben den Unterschied macht.
Vorbereiten heisst Kontext geben, nicht Antworten vorschreiben. Wer seiner Referenz Formulierungen diktiert, riskiert eine Auskunft, die einstudiert klingt – und geübte Ohren merken das sofort. Ihre Referenz muss frei sprechen können, auch über Schwächen. Genau diese Freiheit macht die Auskunft glaubwürdig.
Was am Telefon gefragt wird
Referenzauskünfte folgen einem erstaunlich einheitlichen Muster. Wer es kennt, wählt seine Personen anders aus – und weiss, wo es eng werden könnte.
| Frage | Was wirklich geprüft wird |
|---|---|
| In welchem Zeitraum und in welcher Funktion? | Abgleich mit Lebenslauf und Zeugnis – stimmen die Angaben? |
| Was waren die Hauptaufgaben? | Deckt sich die Selbstbeschreibung mit der Fremdwahrnehmung? |
| Wie war die Arbeitsqualität? | Sorgfalt, Tempo, Selbstständigkeit |
| Wie war die Zusammenarbeit im Team? | Verhalten unter Kollegen – der häufigste Kündigungsgrund überhaupt |
| Wie ging die Person mit Druck oder Kritik um? | Belastbarkeit, Reifegrad |
| Warum endete die Zusammenarbeit? | Abgleich mit Ihrer eigenen Darstellung |
| Gibt es Entwicklungsfelder? | Ob die Referenz ehrlich ist – reines Lob wirkt unglaubwürdig |
| Würden Sie die Person wieder einstellen? | Die Königsfrage. Ein Zögern hier wiegt schwerer als alles davor. |
Zur Frage nach den Entwicklungsfeldern: Eine Referenz, die nur schwärmt, wird nicht als Bestätigung gelesen, sondern als Gefälligkeit. Gute Referenzpersonen nennen eine echte Schwäche und ordnen sie ein – «sie war anfangs zu perfektionistisch, hat das aber im Lauf des Jahres selbst korrigiert». Das ist kein Nachteil, das ist der Beweis, dass jemand wirklich hingeschaut hat. Wählen Sie Menschen, die ehrlich sein dürfen, nicht solche, die nur nett sein wollen.
Drei Fälle aus der Praxis
Typische Konstellationen aus der Dossier-Arbeit, in den Details verändert.
Die Situation: Auf dem Blatt standen drei Namen, alle korrekt. Gefragt hatte sie niemanden – sie ging davon aus, dass das selbstverständlich in Ordnung sei.
Was ankommt: Ein ehemaliger Vorgesetzter wurde am Telefon überrascht, brauchte einen Moment, um sie einzuordnen, und sagte «Moment, welche Frau W. meinen Sie?». Das war das Ende – nicht wegen der Auskunft, sondern wegen der Sekunde davor.
Die Situation: Die letzte Anstellung endete nach einem Konflikt mit dem Vorgesetzten. Auf dem Referenzblatt stand er trotzdem – aus der Sorge, sein Fehlen falle auf.
Was ankommt: Genau das, was zu befürchten war. Eine Referenz, die «grundsätzlich schon» sagt, ist schädlicher als eine fehlende – sie bestätigt eine Vermutung, die sonst nie entstanden wäre.
Die Situation: Im Dossier fehlte jeder Hinweis auf Referenzen, weil sie glaubte, dafür brauche es Jahre im Beruf.
Was ankommt: Eine Lücke, wo eine einfache Zeile stehen könnte. Referenzen sind keine Frage der Dienstjahre, sondern der Beobachtung.
Aktueller Arbeitgeber, Konflikt, Berufseinstieg
Der aktuelle Arbeitgeber
Die heikelste Konstellation. Solange Ihre Vorgesetzten nichts von der Suche wissen, gehört die aktuelle Firma nicht auf das Blatt – ein Anruf dort kann Ihre Anstellung gefährden, bevor die neue sicher ist. Der akzeptierte Weg: Sie nennen frühere Stationen und weisen darauf hin, dass die aktuelle Arbeitgeberin erst nach einer Zusage kontaktiert werden darf. Das versteht jede Personalabteilung – sie steht schliesslich regelmässig auf der anderen Seite derselben Situation.
Nach einem Konflikt
Eine Station ohne Referenz fällt auf, wenn sie die letzte war. Nennen Sie deshalb eine andere Person aus derselben Firma – Teamleitung, Projektverantwortliche, Nachbarabteilung. Das schliesst die Lücke, ohne dass jemand nachfragen muss. Und es ist ehrlicher, als eine Referenz anzugeben, von der Sie wissen, dass sie zögern wird.
Berufseinstieg und Wiedereinstieg
Berufsbildnerinnen, Praktikumsverantwortliche, Dozierende einer Abschlussarbeit – alle geeignet, sofern sie Ihre Arbeitsweise erlebt haben. Nach einer längeren Pause gilt dasselbe mit älteren Kontakten: Eine Referenz von vor sechs Jahren ist besser als keine, sofern die Person Sie tatsächlich noch einordnen kann. Rufen Sie vorher an – nicht nur wegen der Erlaubnis, sondern um zu hören, ob die Erinnerung noch trägt. Situationen dieser Art behandeln auch Quereinstieg nach Familienzeit und Quereinstieg mit 50 plus.
Wenn eine Firma nicht mehr existiert
Die Person zählt, nicht der Betrieb. Nennen Sie den ehemaligen Vorgesetzten mit seiner heutigen Funktion und dem Hinweis auf die frühere Firma: «Ehemaliger Vorgesetzter bei der Muster AG, heute Leiter Betrieb bei der Beispiel GmbH». Eine Konkursmeldung im Lebenslauf ist kein Makel – die fehlende Referenz wäre einer.
Die häufigsten Fehler
| Fehler | Wie es sich auswirkt | Besser |
|---|---|---|
| Personen nicht vorher gefragt | Überraschte, unsichere Auskunft | Immer vorab anfragen |
| Freunde oder Verwandte genannt | Wirkt wie Verlegenheit | Nur berufliche Kontakte |
| Nur eine Referenz | Weckt die Frage nach der zweiten | Zwei bis drei |
| Zentrale statt Direktnummer | Anruf versandet, Motivation sinkt | Direktnummer plus Erreichbarkeit |
| Verhältnis nicht angegeben | Die Auskunft lässt sich nicht gewichten | «Direkte Vorgesetzte, 2019–2024» |
| Referenzblatt ungefragt beigelegt | Daten gestreut, Kontakte verbraucht | «Auf Anfrage», wenn nicht verlangt |
| Aktuelle Firma ohne Absprache | Gefährdet die laufende Anstellung | Hinweis auf Vertraulichkeit |
| Referenz nicht gebrieft | Allgemeines Lob statt Konkretem | Kurznachricht vor dem Anruf |
| Person aus dem Streit genannt | Zögern am Telefon bestätigt Zweifel | Andere Person derselben Firma |
| Veraltete Kontaktdaten | Wirkt unsorgfältig, blockiert das Verfahren | Vor jedem Versand prüfen |
Auffällig ist, dass fast alle Fehler dieselbe Ursache haben: Das Referenzblatt wird als Formalie behandelt statt als Teil der Bewerbung. Dabei ist es das einzige Dokument, in dem andere für Sie sprechen. Wer das Dossier sauber und aus einem Guss haben möchte – inklusive passendem Referenzblatt im gleichen Layout –, findet das unter Bewerbung schreiben lassen oder als vollständiges Bewerbungsdossier.
Checkliste vor dem Versand
- Verlangt das Inserat Referenzen – oder genügt der Hinweis «auf Anfrage»?
- Sind alle genannten Personen vorher gefragt worden?
- Stehen zwei bis drei Personen auf dem Blatt, nicht eine und nicht fünf?
- Ist die aussagekräftigste Person zuoberst?
- Steht bei jeder Person das Verhältnis zu Ihnen?
- Sind Zeitraum und Funktion angegeben?
- Ist es eine Direktnummer und keine Zentrale?
- Sind die Kontaktdaten aktuell – Firma, Funktion, Nummer?
- Passt das Referenzblatt optisch zu Lebenslauf und Schreiben?
- Ist geklärt, ob die aktuelle Arbeitgeberin kontaktiert werden darf?
- Weiss jede Referenz, um welche Stelle es geht?
Stellen Sie sich vor, Ihr Gegenüber ruft heute an. Würde jede Person auf Ihrem Blatt sofort wissen, wer Sie sind und worum es geht? Wenn Sie bei einem Namen zögern, streichen Sie ihn.
Transparenz: Leistung und Grenzen
Für wen diese Seite gedacht ist: für Personen, die in einer Bewerbung Referenzen angeben möchten oder müssen – vom Berufseinstieg nach der Lehre bis zum Wechsel in eine Führungsfunktion.
Was hier erklärt wird: die Rolle der Referenz im Auswahlverfahren, die Auswahl geeigneter Personen, Aufbau und Angaben eines Referenzblatts, die Entscheidung zwischen Beilage und «auf Anfrage», das Einholen der Einwilligung, die Vorbereitung der Referenzperson sowie die typischen Fragen einer Referenzauskunft.
Was bewusst nicht angeboten wird: keine Rechtsberatung. Fragen zum Datenschutz im Einzelfall, zum Auskunftsrecht, zu unzulässigen Fragen bei Referenzauskünften, zum Persönlichkeitsschutz oder zum Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gehören zu einer arbeitsrechtlichen Fachstelle, einer Gewerkschaft oder einer Anwältin. Die Hinweise hier betreffen die Darstellung im Dossier und den üblichen Umgang in Bewerbungsverfahren.
Wo die Grenzen liegen: Wie Referenzauskünfte gehandhabt werden, unterscheidet sich je nach Betrieb, Branche und Funktion – in manchen Verfahren wird gar nicht angerufen, in anderen entscheidet das Telefonat. Was eine Referenzperson sagt, liegt ausserdem nicht in Ihrer Hand. Eine gute Vorbereitung erhöht die Wahrscheinlichkeit einer aussagekräftigen Auskunft, sie garantiert sie nicht.
Woher die Beispiele stammen: aus der laufenden Arbeit an Bewerbungsdossiers für Kundinnen und Kunden aus Verwaltung, Technik, Pflege, Detailhandel und Dienstleistung. Namen und Details sind verändert, die Muster nicht. Den Ablauf finden Sie unter Ablauf, die Konditionen unter Pakete & Preise, weitere Antworten in der FAQ.
Dossier und Referenzblatt aus einem Guss
Schicken Sie uns Ihren bisherigen Lebenslauf, das Inserat und Ihre Referenzangaben – Sie erhalten ein Dossier, in dem Lebenslauf, Schreiben und Referenzblatt dieselbe Handschrift tragen. Fertig in 1 Werktag, als PDF und Word.
Passend dazu: Zeugnisse beilegen, Pensum angeben und Eintrittstermin und Kündigungsfrist.
Häufige Fragen zu Referenzen
Wie viele Referenzpersonen soll ich angeben?
Zwei bis drei. Eine wirkt dünn, mehr als drei wie ein Beleg auf Vorrat – und wird ohnehin nicht abtelefoniert. Entscheidend ist nicht die Anzahl, sondern die Nähe zur ausgeschriebenen Aufgabe. Mehr dazu unter Anzahl und Rangfolge.
Welche Angaben gehören auf das Referenzblatt?
Name, Funktion, Firma, das Verhältnis zu Ihnen, der gemeinsame Zeitraum, Telefon und E-Mail. Die Zeile zum Verhältnis ist die wichtigste – ohne sie bleibt eine Nummer nur eine Nummer. Aufbau und Beispiel unter Das Referenzblatt.
Muss ich meine Referenzpersonen vorher fragen?
Ja, immer. Ein unangekündigter Anruf setzt Ihre Referenz unter Druck und führt selten zu einer guten Auskunft. Zudem geben Sie personenbezogene Daten weiter – Name, Funktion, Direktnummer. Ohne Einverständnis gehören sie nicht ins Dossier.
Referenzen ins Dossier legen oder auf Anfrage?
Verlangt das Inserat Referenzen, legen Sie ein Referenzblatt bei. Sonst genügt: «Referenzen gebe ich Ihnen gerne auf Anfrage bekannt.» Das schützt Ihre Kontakte vor Anrufen aus Verfahren, die ohnehin nicht weiterlaufen.
Darf ich meinen aktuellen Arbeitgeber als Referenz angeben?
Nur, wenn dort von der Suche gewusst wird. Ist die Suche vertraulich, nennen Sie frühere Stationen und weisen darauf hin, dass die aktuelle Anstellung erst nach einer Zusage kontaktiert werden darf – das versteht jede Personalabteilung.
Was wird bei einer Referenzauskunft gefragt?
Zeitraum, Funktion, Aufgaben, Arbeitsqualität, Zusammenarbeit, Umgang mit Druck, Trennungsgrund – und zum Schluss: «Würden Sie die Person wieder einstellen?» Ein Zögern dort wiegt schwerer als jede Einzelantwort. Die ganze Liste unter Was am Telefon gefragt wird.
Ersetzen Referenzen das Arbeitszeugnis?
Nein, sie ergänzen es. Das Zeugnis ist schriftlich und formell, die Referenz liefert Zwischentöne. Beides gehört ins Verfahren – das Zeugnis in die Beilagen, die Referenz ans Ende des Prozesses.
Wen nenne ich beim Berufseinstieg als Referenz?
Berufsbildnerin, Praktikumsverantwortliche, Dozierende einer Abschlussarbeit oder Leitende aus einem Vereinskontext. Entscheidend ist, dass die Person Ihre Arbeitsweise aus eigener Anschauung kennt. Nicht geeignet: Verwandte und Freunde.
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